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問題仕事に結びつかないExcelの表作成

　 　Excelの表がたくさんできているが、それが実際の仕事に結びつかない。表を作ること自体が目的化している。

【表を作ることが目的になってしまっている】

　 　Excelは間違いなく便利なソフトです。どんな会社でも当たり前のように沢山のExcelファイルがあります。A4サイズ1枚程度の簡単な帳票から数年にわたる継続的な記録まで、さまざまな場面で活躍します。
　ただこの便利さが災いし起こってしまうのが、データの肥大化です。最初の頃は良くても徐々に大きくなり、膨大な幅のスクロールと膨大な量のコピペを繰り返し、どんどんと肥大化していきます。作業効率も悪くなり続け、次第に膨大な時間を費やすようになります。合理化のためのパソコンによってどんどん時間が取られていきます。継続的に記録することで管理を行う帳票でしばしば見られます。

【誰のため何のための仕事か】

　便利さの弊害が肥大化ならば、肥大化の弊害が変化への対応しづらさです。数年使っているとその時と状況が変わり、表の組み換えが必要になります。ただすでに膨大な量が入力されてあり、参照やリンクを貼りなおすとなると、不可能といえるレベルなこともしばしばあります。仕方なく継ぎ足し継ぎ足しで使うと、場当たりの追加によりデータの整合性が取れなくなり、データそのものの信憑性がどんどん下がっていきます。そうなると時間を食うだけでもはや仕事と呼べないものになります。

【担当者にとっては負担ではなく不可能】

　継続的に記録して管理する表は、実のところ高度な知識が必要です。パソコンだけでなく、統計学や数学の知識が必要なこともしばしばです。もっというとExcelでは機能的に早い段階で破綻します。さらにExcelでどうにかしなければと頭が固まっていると、ネット上で便利な使い方を検索してその都度試すことになります。目の先の便利とかのレベルではなく問題はもっと構造的な部分です。

解決方法各種帳票のデータベース化・自動化

　継続的かつ変化に対応できる表を作るためには、数式の変更ですべてを整合性を保ったまま変えられるデータベース処理一択になります。ただしこれが自在に扱えるのは職業技術者のレベルです。形骸化したものを使い続けるか多少の負担を覚悟し切り替えるかが経営判断です。